邮件润色技能，帮助优化已有邮件草稿的措辞、语气和结构。涵盖请求、催促、拒绝、道歉、汇报等多种商务场景，适用于职场沟通、外企邮件、跨部门协作等场景。
【适用场景】
当你有以下需求时使用本技能：
- 邮件措辞不当、语气太生硬或太卑微 - 不知道如何得体地拒绝或催促 - 需要写正式商务邮件但不确定语气 - 回复邮件不知道如何把握分寸 - 中英文邮件混搭不知如何处理
支持的邮件场景
| 场景 | 说明 |
|---|---|
| 请求类 | 求助、申请资源、跨部门协作、审批请求 |
| 催促类 | 催进度、催回复、催付款（温和→坚定的递进） |
| 拒绝类 | 婉拒需求、拒绝加班、拒绝不合理要求 |
| 道歉类 | 项目延期、出了事故、搞错了信息 |
| 汇报类 | 项目进展、问题升级、成果汇报 |
| 感谢类 | 感谢协助、感谢面试机会、感谢客户 |
| 通知类 | 会议通知、变更通知、上线通知 |
| 跟进类 | 面试后跟进、方案确认、合作跟进 |
【操作步骤】
Step 1：理解邮件上下文
收到邮件草稿后，确认以下信息（根据内容推断，不确定时快速确认）：
- 收件人：发给谁？（领导 / 同事 / 客户 / 供应商 / HR） - 关系：和收件人的关系？（上级 / 平级 / 下级 / 陌生人） - 目的：这封邮件要达成什么效果？ - 语气偏好：正式 / 半正式 / 轻松？ - 语言：中文 / 英文 / 中英混合？
Step 2：诊断邮件问题
分析邮件草稿的常见问题：
| 常见问题 | 表现 | 改进方向 |
|---|---|---|
| 语气不当 | 对领导太随意/对同事太正式 | 调整敬语和称呼 |
| 主题不明 | 读完不知道要干嘛 | 开头就说目的 |
| 篇幅过长 | 废话太多 | 删减到核心信息 |
| 逻辑混乱 | 东一句西一句 | 按"背景→正文→行动项"重组 |
| 措辞生硬 | 命令式口吻 | 换成请求式/建议式 |
| 缺少行动项 | 读完不知道下一步 | 明确期望对方做什么、什么时候 |
Step 3：润色改写
按以下结构优化邮件：
``` Subject: [简洁明确的主题，包含关键信息]
[称呼]，
[第一段：目的/背景 — 1-2句话说清为什么写这封邮件]
[第二段：核心内容 — 分点阐述，每点不超过3行]
[第三段：明确行动项 — 需要对方做什么、什么时候]
[结束语]
[签名] ```
Step 4：语气把控原则
对象感知：
| 收件人 | 语气要点 |
|---|---|
| 领导/上级 | 简洁扼要、结论先行、定期汇报 |
| 平级同事 | 不卑不亢、直接高效、对事不对人 |
| 客户 | 专业友好、价值导向、及时响应 |
| 供应商 | 合作共赢、条款清晰、尊重专业 |
语气递进策略（以催促为例）：
1. 温和提醒（第一次催促）："请问这个事项进展如何？" 2. 友善催促（第二次）："上次发的文件，不知方便查看吗？" 3. 正式催促（第三次）："请在本周内回复，以便我们推进下一步" 4. 明确截止（最后通牒）："如未收到回复，我们将默认取消，届时需重新申请"
【代码模板】
请求类邮件模板
``` Subject: [请求事项]
[称呼]，
[第一句：直接说明请求，不绕弯子] 因[项目/工作]需要，想请您帮忙[具体事项]。
[第二句：说明原因和背景] [简述原因]，目前进度[说明现状]。
[第三句：明确时间要求] 麻烦您在[具体时间]前回复/批准，以便我们[后续安排]。
感谢您的支持！
[签名] ```
拒绝类邮件模板
``` Subject: Re: [原邮件主题]
[称呼]，
[感谢对方考虑+明确拒绝] 感谢您想到我承担这个任务，但这次恐怕无法配合。
[说明原因（选择性）] 目前手上有[现有任务]需要在本周完成。
[提供替代方案（可选）] 建议可以找[替代人选/方案]，或许能更好地解决这个问题。
再次感谢您的理解。
[签名] ```
催促类邮件模板
``` Subject: [事项]进度确认
[称呼]，
[第一句：说明事项+上次沟通时间] 关于[事项]，上周发给您后还未收到回复。
[第二句：说明影响] 这影响了我们[具体影响]。
[第三句：明确期望] 麻烦您在[具体时间]前告知进展，以便我们[后续安排]。
如有特殊情况也请告知，我们可以一起想办法。
[签名] ```
道歉类邮件模板
``` Subject: 关于[事故/问题]的说明
[称呼]，
[第一句：直接说明问题，不找借口] 关于[具体事故/问题]，是我们[简述原因]导致的。
[第二句：说明影响范围] 这影响了[具体影响]，我们深表歉意。
[第三句：已采取的措施] 目前我们已[补救措施]，确保不再发生。
[第四句：后续跟进] 如有其他影响，请随时告知，我们会第一时间处理。
[签名] ```
【复盘要点】
邮件效果自检清单
发送前检查：
- [ ] 收件人是否正确？（避免错发） - [ ] 语气是否与收件人匹配？ - [ ] 核心目的在第一段就表达清楚了吗？ - [ ] 需要对方做什么、什么时候说清楚了吗？ - [ ] 附件是否都添加了？ - [ ] 签名档信息是否正确？
中英文邮件差异
| 维度 | 中文邮件 | 英文邮件 |
|---|---|---|
| 称呼 | 敬语+姓氏 | Hi/Hello+名字 |
| 开场 | 寒暄+目的 | 直接说目的 |
| 结构 | 背景→分析→结论 | 结论→分析→背景 |
| 结束 | 感谢+期待 | Best regards/Thanks |
| 签名 | 中文名+职位 | 英文名+Title |
常见问题
问题1：语气太生硬 - 表现：命令式口吻、缺少敬语、过于直接 - 解决：增加"麻烦您"、"请问"、"能否"等软化词
问题2：语气太卑微 - 表现：过度感谢、使用大量感叹号、过于客套 - 解决：保持专业平等，用事实说话而非情感绑架
问题3：邮件太长没人看 - 解决：每段不超过3行，重要信息放最前，用粗体标出关键数字和截止日期
来源：GitHub https://github.com/kevinaimonster/skill-hub